跳转到主要内容

记录保留

以下注册商保留时间表是在2021年1月临时制定的 直到科罗拉多高等教育计划最终确定. 大学 档案馆是大学档案的官方储存库, 这个保留时间表可能不包括通常被接受的一般记录 由大学档案馆提供. 下列记录须经档案审查 permanent 保留: Constitutions and Bylaws; Meeting Minutes and Proceedings; Reports of units and committees; Correspondence including e邮件 of college deans, program heads, and senior administrators; Administrative files of college deans, program heads, and senior administrators; Architectural drawings and plans; 校园地图s; All publications, Newsletters, and Booklets created by UNC; Annual financial reports; 认证 reports and supporting documents; Audiovisual material (film and audio recordings) created by campus entities; Posters and brochures created by UNC.  进一步的信息 可在 http://archives.colorado.gov/records-management/state-agency-records-management 

不清除正在进行的索赔和诉讼的记录.

  • 成绩单

    文件的学术成绩,各级学生登记在班 大学. 成绩单从UNC目录中公布的任何课程中获取成绩. 这些学生可能是上大学的高中生
    课程,本科生或研究生. 成绩单包括:所修课程 按学生和期末成绩. 

    1976年后书记官长办公室,1976年以前的档案

    将正式副本永久保存在注册办公室

  • 记录订单

    为学生提供各种成绩单的正式要求(表格或信件) 来自大学的记录. 联邦法律要求书面授权的成绩单 请求. 当学生填写申请表或写一封信时,这就起到了 要求领取或邮寄该学生的成绩单副本. 该系列 还包括成绩单持有或产权负担的授权.

    司法常务官办公室

    保留至提交日期后一(1)年,然后销毁. 如果持有或妨碍 已授权为成绩单,保留授权为保留到 一(1)年后释放,然后销毁.

  • 当然花名册

    正式注册某门课程的学生的姓名,用于注册 统计报告. 包含学生姓名,课程编号和教授的列表 name

    司法常务官办公室

    保存一年,然后销毁.

  • 课程成绩

    记录导师的最终成绩,并作为学生学习的依据。 官方学习成绩. May include student names and student ID numbers; course titles and numbers; sections; grades awarded; grade changes. 的官方记录 学生的成绩是“成绩单”."

    当然系

    被部门保留3年,然后销毁.

  • FERPA释放 

    文件学生要求披露或不披露的信息. 例子 include non-disclosure of directory information; waivers of rights of
    access to letters of recommendation; and authorizations for records disclosure. 访问 根据《博天堂官方》,受影响的记录通常受到限制 和隐私法(FERPA). 该要求可连同受影响记录的副本一并提交。 或相关的通信. May contain: completed 请求/waiver form; copy of affected record; related correspondence. 注意:撤销豁免的学生可能不会看到 根据FERPA,在豁免有效期间提交的推荐信.

    司法常务官办公室

    保留不披露目录信息的请求,直到一(1)年后 终止请求,然后销毁. 在合同终止时保留所有其他文件
    同意或受影响时记录销毁,则销毁

  • 第三方成绩单订单

    第三方机构要求学生成绩单的正式请求

    司法常务官办公室

    保留至提交日期后一(1)年,然后销毁. 如果持有或妨碍 已授权为成绩单,保留授权为保留到 一(1)年后释放,然后销毁.

  • 文化/奖学金版本

    发布共享特定的学生记录信息的赞助人或 机构

    司法常务官办公室

    保留至提交日期后一(1)年,然后销毁.

  • 更换职系表格

    学生填妥申请表,要求将成绩替换政策适用于 一个特定的课程

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 先前学习学分

    一种要求学生完成高级外语课程后获得学分的表格 语言课程

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 留校察看/悬浮液

    包含对大学生的纪律处分文件,原因是 不及格.

    司法常务官办公室

    永久保留在注册办公室

  • 进行停业/驱逐

    包含对大学生的纪律处分文件,原因是 违反学术诚信准则.

    教务长

    保留违反学术诚信准则的文件(包括处罚)或其他文件 解雇/永久驱逐. 保留其他文件至三(3)年后
    毕业或最后出席日期或直到三(3)年之后的所有制裁 已经满足了,哪个更长久,然后毁灭.

  • 存款传送 

    追踪以现金或支票购买成绩单的付款情况

    司法常务官办公室

    保留三(3)年然后销毁

  • 个人资料更改表格

    学生姓名(合法或首选)、性别、婚姻状况变更证明表格 地址,联系方式,社保号码,出生日期

    司法常务官办公室

    将正式副本永久保存在注册办公室

  • 免税政策

    与学生申请豁免有关的表格、声明和文件 大学政策

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 住院医生实习期

    与学生证明州居民身份有关的表格和文件 目的 

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 主要/次要的更改

    记录学生主修和/或辅修课程的变更

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 认证声明

    更改学生证书课程的文件

    司法常务官办公室

    保留至证书完成或最后出勤日期后五(5)年; 然后摧毁.

  • 完成证书申请

    学生申请完成证书课程的文件

    司法常务官办公室

    将记录副本永久保存在注册办公室

  • 毕业后的应用程序

    学生申请从学位课程毕业的文件

    司法常务官办公室

    将记录副本永久保存在注册办公室

  • 课程调整表格

    记录学生课程的课程替换或豁免

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 文凭/无人认领的再版

    跟踪因持有或退还而未被学生收到的文凭 邮件

    司法常务官办公室

    保留到毕业后五(5)年,然后销毁.

  • 毕业典礼上的异常

    证明学生要求参加毕业典礼的学期,而不是 授予学位的期限

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 学位审核

    跟踪学生在课程中的进展,直到学位完成

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 资格证明书

    由退伍军人事务部出具,证明学生有资格获得退伍军人事务部教育福利, 将显示福利的章节、日期和期限

    司法常务官办公室

    退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. 只有书面记录才需要保存3年以上 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. 这一要求出自美国联邦法规(38 CFR 21).4209(f)).

  • 退伍军人证明申请

    学生提交的表格,要求在给定的学期内使用他们的VA福利

    司法常务官办公室

    退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. 只有书面记录才需要保存3年以上 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. 这一要求出自美国联邦法规(38 CFR 21).4209(f)). 

  • 退伍军人事务部教育福利-学杂费

    学生帐单的证明文件,证明所提交的学杂费金额 向退伍军人事务部要钱

    司法常务官办公室

    退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. 只有书面记录才需要保存3年以上 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. 这一要求出自美国联邦法规(38 CFR 21).4209(f)).

  • 课程时间表

    对于公众使用,当然是在给定期限内可用的产品. 类提供 课程、时间、地点、学分、讲师姓名等信息 考试时间表,以及具体注意事项.

    司法常务官办公室

    每份课程表转送一份至大学档案室永久保存. 保留多余的副本,直到不再有用,然后销毁.

  • 不定期/定向学习课程

    为个性化课程的课程部分记录学生和课程信息

    司法常务官办公室

    毕业后5年或最后入学日期

  • 信贷过载

    证明学生比正常负荷多修学分

    司法常务官办公室

    保留至毕业或最后出席日期后五(5)年,然后销毁.

  • 登记上诉

    文件学生要求豁免的增加/放弃/退出的最后期限

    司法常务官办公室

    永久保留在注册办公室

  • 合作协议

    两所或多所学校之间的协议,允许学生在另一所学校上课 机构

    司法常务官办公室

    毕业后5年或最后入学日期

  • 后期添加表单

    超过截止日期的课程添加表格,由学生填写

    司法常务官办公室

    保留至提交日期后一年,然后销毁

  • 课程评价

    记录学生对教学人员的评价,并可用于帮助确定 教员任期、晋升、绩效增加和/或审查
    教学课程和项目. 这些记录提供了学生对教师的意见 成员对当前学科文献的熟悉程度,准备,
    作业、考试、讲课风格、参与对话的意愿,以及 可用性. 个别学生的回答被列入摘要报告 给定的课程. 摘要报告中的信息用于帮助确定某些 教员绩效评价表上的主要职责

    当然系

    将个别学生的答卷保留六(6)个月,然后销毁. 保留 三(3)年总结/表格,然后销毁.

  • 其他院校成绩单

    从中学或高等教育机构发送到北卡大学的学生课程记录

    司法常务官办公室

    录取学生毕业后5年或退学,拒绝学生1年

  • AP, IB, ACE, CLEP,考试成绩

    学生考试成绩由认可的考试服务机构发送,目的是授予a 学生信用

    司法常务官办公室

    录取学生毕业后5年或退学,拒绝学生1年

  • 课程/目录变更

    证明任何学术课程或政策变化的文件

    司法常务官办公室

    永久的,保存在注册办公室

  • 课程变更(程序/编码)

    要求或跟踪对SIS中的程序代码进行更改的文件 

    司法常务官办公室

    永久的,保存在注册办公室

  • 目录

    提供有关入职所需的政策和程序的信息 这所大学提供了大学的历史,展示了校园地图,解释说 住宿和特殊活动以及其他必要的一般信息 给新生或返校的学生. 本系列对学生、教师、管理人员都很有用 公众

    书记官长/档案办公室

    将每份出版物的一(1)份转送至大学档案馆永久保存 保留. 在创建单元中永久保留一个副本. 保留多余的
    副本,直到不再有用,然后销毁.

  • 25个职业生活

    房间使用报告,历史记录,事件

    注册主任/活动办公室

    保存5年,然后销毁